Compliance

Die Einhaltung international gültiger Regeln und der faire Umgang mit unseren Geschäftspartnern und Wettbewerbern gehören zu den wichtigsten Grundsätzen unseres Unternehmens. Volkswagen fühlt sich seit jeher nicht nur an gesetzliche und interne Bestimmungen gebunden. Auch freiwillig eingegangene Verpflichtungen und ethische Prinzipien sind integrale Bestandteile unserer Unternehmenskultur.

Der Volkswagen Konzern setzt sich auch über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus für die Bekämpfung von Korruption und anderen Wirtschaftsstraftaten ein. Seit 2002 arbeiten wir als Mitglied des Global Compact der Vereinten Nationen zusammen mit über 12.000 Teilnehmern aus mehr als 145 Ländern daran, die Weltwirtschaft nachhaltiger und gerechter zu gestalten.

Bekenntnis zur Compliance auf oberster Ebene

Compliance ist eine Grundvoraussetzung für nachhaltiges Wirtschaften – diese Auffassung teilt auch die Unternehmensführung ausdrücklich. Im Berichtsjahr unterstrichen unter anderem der Konzernvorstand für Marketing und Vertrieb sowie der Konzernvorstand für Beschaffung gegenüber der Belegschaft die Bedeutung von Compliance sowohl für ihre Fachbereiche als auch für das gesamte Unternehmen.

Präventives Compliance-Managementsystem

Compliance ist im Volkswagen Konzern ein wesentlicher Teil der Governance, Risk & Compliance (GRC)-Organisation (siehe auch Risiko- und Chancenbericht). Dabei verfolgt Volkswagen einen präventiven Compliance-Ansatz und strebt eine Unternehmenskultur an, die die Belegschaft sensibilisiert und aufklärt und so potenzielle Regelverstöße bereits im Vorfeld ausschließt. Konzern-Revision und Konzern-Sicherheit führen die notwendigen investigativen Tätigkeiten regelmäßig aus, überprüfen systematisch die Regeleinhaltung und führen verdachtsunabhängige, stichprobenartige Kontrollen sowie Sachverhaltsermittlungen bei konkreten Verdachtsfällen durch. Das Personalwesen und das Konzern-Rechtswesen setzen die reaktiven Maßnahmen um. Im Sinne eines ganzheitlichen Compliance-Managementsystems sind diese Prozesse eng miteinander verzahnt. Dennoch sind wir uns bewusst, dass selbst das beste Compliance-Managementsystem kriminelle Handlungen Einzelner niemals vollständig verhindern kann.

Verschiedene Gremien im Konzern und in den Markengesellschaften unterstützen die Arbeit der Compliance-Organisation. Dazu zählen unter anderem der Compliance-Rat auf Ebene des Top-Managements und das Compliance-Kernteam, das die Verzahnung mit den Fachbereichen sicherstellt.

Schwerpunktthemen des Jahres 2014

Jährlich werden konzernweit im Rahmen des GRC-Regelprozesses detaillierte Risikoeinschätzungen zum Thema Compliance erfasst. Die Ergebnisse fließen in die Risikoanalysen des Volkswagen Konzerns, der Marken und Gesellschaften sowie in die Compliance-Programmplanungen ein.

Der inhaltliche Fokus der Compliance-Arbeit lag 2014 unter anderem auf der Weiterentwicklung von Compliance-Standards für die Vertriebsorganisation sowie auf dem Umgang mit Lieferanten. Das Thema „Menschenrechte und Verhaltensgrundsätze in der Lieferantenkette“ wurde in enger Zusammenarbeit mit der Konzern-Beschaffung vorangetrieben.

Der Group Chief Compliance Officer wird in seiner Arbeit von 14 Chief Compliance Officers beziehungsweise Compliance-Ansprechpartnern (Verantwortliche in den Marken, im Konzernbereich Finanzdienstleistungen sowie in der Porsche Holding GmbH, Salzburg) unterstützt. Ihnen stehen in den Konzerngesellschaften Compliance Officers zur Seite. Insgesamt sind Mitarbeiter in 66 Ländern im Bereich GRC tätig.

Kommunikation zu Compliance

Die GRC-Organisation hat im abgelaufenen Geschäftsjahr in den Marken und Gesellschaften des Konzerns verschiedene Compliance-Themen kommuniziert und dafür vielfältige klassische Kommunikationskanäle genutzt. Dazu gehören Berichte in diversen Mitarbeiterzeitungen der Marken, Gesellschaften und Standorte. Digitale Medien wie Intranet-Portale, Apps für Smartphones und Tablets, Blogs und Newsletter sind ebenfalls fester Bestandteil der Compliance-Kommunikation. Anlässlich des Welt-Anti-Korruptionstages Anfang Dezember 2014 wurde bei der Marke Volkswagen Pkw mit einem eigens für Volkswagen produzierten Compliance-Film eine weltweit angelegte interne Kommunikationskampagne gestartet. Parallel durchgeführte Plakataktionen wiesen zusätzlich auf das Thema Korruptionsprävention hin.

Auf Basis der Verhaltensgrundsätze hat Volkswagen Leitfäden zu unterschiedlichen Compliance-Themen entwickelt. Dazu zählen Antikorruption – inklusive Checklisten und eines ausdrücklichen Verbots sogenannter „facilitation payments“ (Beschleunigungszahlungen) – sowie Wettbewerbs- und Kartellrecht. Diese Leitfäden werden den Mitarbeitern in gedruckter oder digitaler Form (zum Beispiel im Intranet und im Mitarbeiterportal) zur Information sowie allen Marken zur markenspezifischen Adaptation zur Verfügung gestellt.

Konzernweit gelten Organisationsanweisungen zum Umgang mit Geschenken und Einladungen sowie zur Vergabe von Spenden.

Verhaltensgrundsätze (Code of Conduct) sind in allen konsolidierten Markengesellschaften kommuniziert und als essenzieller Bestandteil der Konzernkultur verankert. Sie werden auch verstärkt in operative Prozesse integriert. Beispielsweise enthalten seit 2010 neu geschlossene Arbeitsverträge für alle Beschäftigten im Tarif- und Managementbereich bei der Volkswagen AG einen Hinweis auf die Verhaltensgrundsätze und auf die Verpflichtung, diese einzuhalten.

Lernprogramme, Schulungen und Beratung

Das Informieren von Mitarbeitern aller Hierarchieebenen spielt auch weiterhin eine zentrale Rolle bei der Compliance-Arbeit. 2014 wurden konzernweit über 185.000 Beschäftigte in unterschiedlichen Formaten zu Compliance, Verhaltensgrundsätzen, Antikorruption, Menschenrechten, Geldwäscheprävention sowie zum Wettbewerbs- und Kartellrecht geschult. Neben klassischen Vorträgen und Online-Lernprogrammen sind Fallstudien, Rollenspiele und ein GRC-Brettspiel fester Bestandteil der Mitarbeitertrainings. Zur Selbstinformation wird den Beschäftigten unter anderem eine Compliance-App für Smartphones und Tablets zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus sind seit 2012 alle neu eingestellten Mitarbeiter der Volkswagen AG verpflichtet, am Online-Lernprogramm zu den Verhaltensgrundsätzen des Konzerns teilzunehmen. Zu den integralen Bestandteilen dieses Lernprogramms gehört das Thema Menschenrechte. Zum Wettbewerbs- und Kartellrecht finden Schulungen für spezielle Zielgruppen statt. Diese Schulungen sind fester Bestandteil der Mitarbeiterqualifizierung, zum Beispiel in den Bereichen Vertrieb und Beschaffung.

In allen Marken- und zahlreichen Konzerngesellschaften können sich die Beschäftigten in der Regel über eine an die Compliance-Organisation angebundene E-Mail-Adresse persönlich zu Compliance-Themen beraten lassen. An den deutschen Standorten der Volkswagen AG ist ein IT-gestütztes Informations- und Beratungstool verfügbar.

Business Partner Check

Die hohe Reputation, die der Volkswagen Konzern in der Geschäftswelt und der Gesellschaft genießt, ist für das Unternehmen ein wertvolles Gut. Um dieses Gut nicht zu gefährden, überprüft Volkswagen risikoorientiert die Integrität seiner Geschäftspartner (Business Partner Check). Auf diese Weise erlangen wir bereits im Vorfeld einer Geschäftsbeziehung Kenntnisse über den potenziellen Partner und reduzieren das Risiko einer geschäfts- und unternehmensschädigenden Zusammenarbeit.

Ombudsmann-System

Über das konzernweit arbeitende Ombudsmann-System können Hinweise auf Verstöße beziehungsweise Verdachtsfälle – insbesondere hinsichtlich Korruption – an zwei vom Konzern beauftragte externe Rechtsanwälte in zehn verschiedenen Sprachen gemeldet werden. Seit 2014 haben Hinweisgeber die Möglichkeit, über einen zusätzlichen Online-Kanal mit den Ombudsmännern zu kommunizieren: in einem technisch besonders gesicherten elektronischen Postkasten können Hinweise auf Verstöße gemeldet werden. Selbstverständlich haben Hinweisgeber aufgrund der Abgabe von Hinweisen keine Sanktionen durch das Unternehmen zu befürchten. Die Ombudsmänner haben im Jahr 2014 – auf Wunsch unter Wahrung der Vertraulichkeit für die Hinweisgeber −51 Meldungen an den Antikorruptionsbeauftragten des Volkswagen Konzerns weitergeleitet. Zusätzlich gingen 89 Hinweise direkt beim Antikorruptionsbeauftragten beziehungsweise beim Leiter der Konzern-Revision ein. Bei dezentralen Revisionen der Marken und Konzerngesellschaften wurden 365 Hinweise mit Verdacht auf dolose Handlungen eingereicht. Sämtlichen Hinweisen wird nachgegangen. Alle Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien werden angemessen sanktioniert und können arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Entlassung zur Folge haben.

Wirksamkeitsnachweis

Die Wirksamkeit der Compliance-Maßnahmen in den Marken und Gesellschaften des Volkswagen Konzerns überprüfen wir jährlich mit einer integrierten Abfrage im Rahmen des GRC-Regelprozesses. Dabei prüfen wir ausgewählte Gegenmaßnahmen sowie Managementkontrollen zur Steuerung der Compliance-Risiken auf ihre Wirksamkeit. Darüber hinaus wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess bezüglich des Compliance-Managementsystems, zum Beispiel über unabhängige Prüfungen der Konzern-Revision in den Unternehmenseinheiten sowie den regelmäßigen Austausch mit externen Fachleuten, sichergestellt.